Pregúntale ahora mismo a tres personas de tu equipo, sin avisar, que te manden el logo oficial en fondo transparente. Si te llegan tres archivos distintos, uno pixelado, otro con la versión de marca de hace dos años, otro sacado de una presentación vieja de PowerPoint, no sigas leyendo por curiosidad. Sigue leyendo porque ya sabes que tienes un problema y quieres confirmar cuántos más tienes escondidos.
La primera señal: no hay una versión única
La primera señal es esa misma: que la pregunta "¿cuál es la versión buena?" tenga una respuesta distinta según a quién se la hagas. No es un fallo de la persona que contesta mal. Es que en algún momento dejasteis de tener una única fuente de verdad y nadie se dio cuenta de cuándo pasó.
La segunda: depender de una sola persona
Otra, más silenciosa pero igual de peligrosa: que para conseguir un archivo haga falta escribirle a alguien en concreto, porque solo esa persona sabe dónde está o porque literalmente vive en su ordenador. Funciona hasta que esa persona coge vacaciones. O hasta que se va de la empresa, y con ella se va también el mapa mental de dónde estaba todo.
La tercera: sois el cuello de botella de los externos
Hay una tercera que se ve sobre todo hacia afuera, con agencias, imprentas, cualquier colaborador externo: si les mandas el mismo material por email cada vez que lo piden, es porque no tienen forma de servirse ellos solos. Y eso os convierte en el cuello de botella de vuestro propio trabajo, dependiendo de estar disponibles para que otros puedan avanzar.
La cuarta: no confías en tu propio sistema
La cuarta es la que más cuesta admitir. Cuando alguien te pide un archivo, ¿tu primer instinto es mandárselo por Slack o correo, o decirle "búscalo en la carpeta compartida"? Si eliges lo primero, ni tú confías en que buscarlo sea más rápido que mandarlo a mano. Y si el sistema no te convence ni a ti, que trabajas con él a diario, ¿qué crees que le pasa al resto del equipo?
La quinta: el caos crece con el equipo
Y la última no es un síntoma puntual, es una tendencia: el caos no se queda del mismo tamaño según crece el equipo, crece con él. Con dos o tres personas la memoria compensa el desorden. Con veinte, con agencias metidas en la mezcla, con varias líneas de producto, esa memoria deja de alcanzar y el problema se multiplica en vez de mantenerse estable.
Vuelve a la prueba del principio. Hazla en serio, hoy, no como ejercicio mental. Si te da un poco de miedo lo que te van a contestar esas tres personas, esa es la señal más honesta de todas. Más que las otras cuatro juntas.