Drive y Dropbox son buenas herramientas. Lo son de verdad, para lo que fueron diseñadas: guardar archivos y sincronizarlos entre dispositivos. El problema aparece cuando un equipo de marketing intenta usarlas para algo que nunca fue su trabajo, que es gestionar la marca de una empresa.
El problema de los enlaces que nunca mueren
Empecemos por algo tan simple como un enlace compartido. Alguien crea un enlace para mandarle unos assets a una agencia hace ocho meses, para un proyecto que terminó hace siete. Ese enlace sigue vivo. Nadie se acuerda de que existe, y mucho menos de revocarlo. Multiplica eso por cada colaborador externo que ha pasado por la empresa en los últimos dos años y tienes una superficie de acceso a tu marca que ni siquiera puedes auditar, porque Drive no te deja ver de un vistazo todos los enlaces activos y quién los tiene.
Mover una carpeta rompe todo lo demás
Luego está el problema de mover cosas. Alguien reorganiza una carpeta, le cambia el nombre, la mueve un nivel arriba porque "así queda más ordenado", y de repente hay diez enlaces rotos en presentaciones, en correos, en documentos de otros equipos que apuntaban a esa ruta. Nadie hizo nada mal. Simplemente una carpeta no fue diseñada para ser la base de una infraestructura que otras personas dan por hecho que va a seguir en el mismo sitio.
Cuando dos personas editan a la vez
Y luego está la sincronización. Dos personas editan el mismo archivo a la vez y el sistema, en lugar de resolverlo, te regala una copia con "(conflicto de sincronización)" en el nombre. Ahora tú tienes que hacer de detective y abrir los dos para ver cuál tiene los cambios que importan. Con un documento de texto es una molestia. Con un vídeo de dos gigas, es media hora viendo fotogramas para decidir cuál de las dos versiones te quedas.
No entienden lo que hay dentro de una imagen
Y hay algo más de fondo, que quizás pese más que todo lo anterior: ni Drive ni Dropbox entienden lo que hay dentro de una imagen. Puedes buscar por nombre de archivo, por carpeta, por fecha. No puedes escribir "foto de producto en fondo blanco de la campaña de verano" y que te aparezca, aunque sea exactamente lo que estás buscando. Para una carpeta con veinte archivos da igual. Para una biblioteca de marca con miles de imágenes acumuladas en años, es la diferencia entre encontrar algo en segundos o no encontrarlo nunca.
Nada de esto es un fallo de Drive o Dropbox. Es que se les está pidiendo que hagan un trabajo para el que no fueron construidos, como pedirle a una hoja de cálculo que sea un CRM. Funciona un tiempo, hasta que no. Y para entonces ya lleváis meses conviviendo con enlaces zombis, carpetas movidas y archivos duplicados, asumiendo que así es como tiene que ser. Nadie se ha parado a preguntar si de verdad esta es la mejor forma de hacerlo. O quizás sí, pero la respuesta daba pereza.