Un franquiciado pide el logo actualizado para su web local. Una agencia necesita las fotos de la nueva campaña para un anuncio que sale en tres días. Un distribuidor quiere el catálogo de precios para su web. Tres personas, tres peticiones, y todas llegan al mismo correo, a la misma hora. Gestionar eso a base de adjuntos es, sin exagerar, un trabajo a tiempo completo que nadie tiene tiempo de hacer bien.
Elegir entre dos males
El problema es que el sistema que usáis os obliga a elegir entre dos males. O le das a todo el mundo acceso a todo y rezas para que nadie se lleve algo que no le corresponde. O restringes tanto que cada petición se convierte en un correo, y el colaborador externo pasa más tiempo esperando el archivo que usándolo. Las dos opciones son malas, pero la primera es la que suele ganar por pura pereza.
El término medio: portales de acceso por colaborador
Hay un término medio que la mayoría de empresas no sabe que existe hasta que lo necesita: los portales de acceso por colaborador. Cada franquicia, cada agencia, tiene su propio espacio con exactamente lo que le corresponde, ni más ni menos. Cuando actualizas un material, se actualiza automáticamente para todos los que tienen acceso a él. Cuando termina la relación con alguien, se le retira el acceso y no queda ningún cabo suelto.
Consistencia de marca en cada franquicia
Esto resuelve algo que en las franquicias es particularmente delicado: la consistencia de marca a través de decenas o cientos de puntos de venta que no controláis directamente día a día. Cada franquiciado quiere autonomía, y es normal, pero también representa vuestra marca en su fachada, en su web local, en sus redes. Darle acceso claro a lo que sí puede usar (y solo a eso) es más eficaz que mandar circulares que la mitad no lee.
Con las agencias, la dinámica es la inversa
Con las agencias la dinámica es la inversa: no sois vosotros los que les limitáis el acceso, sois vosotros los que necesitáis que ellas se muevan rápido. Y cada vez que tienen que pediros un archivo por correo, el reloj se para. Darles un acceso directo a lo que necesitan no es un favor, es una inversión en vuestra propia velocidad.
Lo que cambia no es la comodidad. Es que dejáis de depender de que alguien se acuerde de quién tiene acceso a qué. Y cuando dejáis de depender de la memoria de una persona, podéis crecer la red de colaboradores sin que crezca el caos a la vez. La pregunta es: ¿cuántas veces más vais a mandar el mismo archivo por correo a la misma agencia antes de decidir que hay una forma mejor de hacerlo?